Dynamiczne szablony vs. statyczne dokumenty – dlaczego warto zainwestować w nowoczesne technologie?

Opublikowano przez

Czy tradycyjne, statyczne dokumenty są wciąż wystarczające, aby sprostać rosnącym wymaganiom biznesowym? Statyczne dokumenty wiążą się z licznymi wyzwaniami, takimi jak czasochłonność czy podatność na błędy. Dlatego nowe technologie oferujące dynamiczne szablony rewolucjonizują sposób, w jaki organizacje generują dokumenty i zarządzają nimi. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, dlaczego inwestycja w tego typu innowacyjne narzędzia to must-have współczesnych biznesów.

Co to są dynamiczne szablony do generowania umów?

Dynamiczne szablony to zaawansowane narzędzia umożliwiające automatyczne generowanie dokumentów przy minimalnym zaangażowaniu użytkownika. W odróżnieniu od statycznych dokumentów, które wymagają ręcznego wprowadzania treści czy dostosowywania formatów, dynamiczne szablony integrują się z systemami baz danych i automatycznie uzupełniają informacje, takie jak dane personalne, szczegóły zamówień czy warunki umowy.

Na przykład, w systemie FlowDog dynamiczne szablony umożliwiają:

  • Automatyczne generowanie ofert i umów w formacie PDF.
  • Personalizację treści na podstawie danych wprowadzonych w formularzach.
  • Przekazywanie dokumentów do zatwierdzenia przez odpowiednie osoby bezpośrednio w systemie.

To nie tylko oszczędność czasu, ale także znaczne zmniejszenie ryzyka błędów, które mogą pojawić się podczas ręcznego przygotowywania dokumentów.

Statyczne dokumenty — wyzwania i ograniczenia

Tradycyjne, statyczne dokumenty dominowały przez lata, jednak ich dalsze wykorzystywanie w biznesie wiąże się z wieloma problemami. Oto najważniejsze z nich:

  1. Czasochłonność procesów

Ręczne wypełnianie, edytowanie oraz formatowanie dokumentów pochłaniają nieproporcjonalnie dużo czasu. Nawet drobne zmiany wymagają ponownego otwierania plików, wprowadzania poprawek i upewniania się, że dokument wciąż spełnia wymagania formalne.

  1. Błędy i niespójności

Praca z dokumentami statycznymi wiąże się z większym ryzykiem błędów ludzkich, takich jak literówki, omyłkowe wpisanie złych danych czy problemy z formatowaniem. W biznesie każdy błąd może prowadzić do konsekwencji, takich jak niezadowolenie klienta, straty finansowe czy problemy prawne.

  1. Brak elastyczności

Statyczne dokumenty nie są zdolne do automatycznej aktualizacji czy integracji z innymi systemami. Wprowadzenie zmian w jednym miejscu (np. zmiana danych klienta) wymaga ręcznej edycji we wszystkich związanych dokumentach, co dodatkowo generuje ryzyko pomyłek.

To wszystko sprawia, że statyczne dokumenty są po prostu niepraktyczne w nowoczesnym środowisku biznesowym.

Zalety dynamicznych szablonów w nowoczesnym biznesie

Dynamiczne szablony zmieniają sposób funkcjonowania firm, wprowadzając rewolucję w generowaniu dokumentów. Oto najważniejsze zalety tych rozwiązań, widoczne w systemie FlowDog.

  1. Szybkość i eliminacja błędów

Automatyczne generowanie dokumentów z wykorzystaniem dynamicznych szablonów pozwala tworzyć w pełni gotowe materiały w ciągu kilku minut. System sam uzupełnia dane na podstawie zapisanych informacji, co eliminuje ryzyko błędów.

  1. Zwiększenie zgodności z normami

Dynamiczne szablony umożliwiają tworzenie dokumentów zgodnych z normami branżowymi, prawnymi oraz wewnętrznymi politykami firmy. Zasady te są wbudowane w szablon, co zapewnia pełną poprawność dokumentów.

  1. Personalizacja i lepsza jakość kontaktu z klientami

Dynamiczne szablony FlowDog umożliwiają dostosowywanie treści do indywidualnych potrzeb klienta. Za pomocą atrakcyjnych wizualnie, stylistycznie profesjonalnych, dedykowanych szablonów maili można skuteczniej budować relacje biznesowe i zwiększać szanse na zamknięcie transakcji.

  1. Integracja z bazami danych

Dynamiczne szablony można w pełni zintegrować z zewnętrznymi bazami danych. To oznacza, że każda zmiana wprowadzona w CRM lub ERP jest automatycznie aktualizowana w generowanych dokumentach. Dzięki temu ograniczamy nieścisłości pomiędzy różnymi wersjami dokumentów.

Jak działają dynamiczne szablony FlowDog?

System do automatycznego generowania umów od FlowDog w pełni wykorzystuje możliwości dynamicznych szablonów, umożliwiając m.in.:

  • Generowanie ofert i umów na podstawie wcześniej wypełnionych formularzy.
  • Automatyczne wyliczanie kosztów na podstawie zaprogramowanych kalkulacji.
  • Wprowadzanie różnorodnych pól w formularzu zależnie od segmentu.
  • Przekierowywanie określonych umów do przełożonego lub innych osób decyzyjnych w celu akceptacji.
  • Obsługę niestandardowych umów przy jednoczesnym zachowaniu pełnej zgodności z formalnymi wymaganiami.
  • Korzystanie z różnorodnych szablonów maili w zależności od rodzaju umowy lub zamówienia.
  • Dodawanie skanu podpisu, który automatycznie generuje się na dokumentach.
  • Wysyłanie powiadomień do klienta w postaci maila i SMS-a z linkiem do akceptacji dokumentu oraz dodawania komentarzy, z automatycznym odrzuceniem po określonym czasie.

Co więcej, narzędzie to tworzone jest w technologii LowCode/NoCode na indywidualne zamówienie każdej organizacji. Dzięki temu stworzenie dedykowanej struktury danych oraz ekranów interfejsu użytkownika przebiega szybko z jednoczesnym pełnym dostosowaniem funkcjonalności produktu do indywidualnych potrzeb biznesowych danej organizacji.

Więcej na ten temat przeczytasz w artykule: Czym są szablony dynamiczne i jak rewolucjonizują automatyzację dokumentów w firmach?

Korzyści biznesowe inwestycji w aplikacje FlowDog

FlowDog to nie tylko oszczędność czasu, ale także realne korzyści biznesowe. Oto najważniejsze z nich:

  • Redukcja czasu potrzebnego na tworzenie dokumentów nawet o 90%, co pozwala skupić zasoby na bardziej strategicznych działaniach.
  • Zwiększenie efektywności sprzedaży – dzięki szybszemu procesowi ofertowania i tworzenia umów handlowcy mogą obsługiwać większą liczbę klientów.
  • Skalowalność systemu – narzędzie w dowolnej chwili można dostosować do zmieniających się potrzeb firmy jej modelu czy wielkości.
  • Dbałość o relacje z klientami – szybkość działania oraz profesjonalne i nowoczesne dokumenty budują pozytywny wizerunek firmy.

Case study dynamicznych szablonów – od teorii do praktyki

Po części teoretycznej czas na część praktyczną z konkretnymi wynikami. Jeden z klientów FlowDog – firma handlowa, będąca liderem rynku dostaw wody w Polsce i Europie napotykała szereg wyzwań związanych z brakiem automatyzacji ofert.

Najważniejszym z nich były nieuporządkowany proces sprzedaży oraz konieczność ręcznego tworzenia ofert, umów i zamówień, co generowało znaczne obciążenie dla działu handlowego.

Dodatkowo brakowało spójnego systemu umożliwiającego generowanie ofert i tworzenie skompilowanych wyliczeń. Kontrolowanie pracy handlowców oraz działu zajmującego się jakością obsługi klienta było niemożliwe. Problemem było także rozproszenie dokumentów w różnych miejscach i systemach, co utrudniało i spowalniało codzienną pracę.

Po wdrożeniu systemu:

  • Średni czas wypełniania umów został skrócony o ponad 80% (z 10-15 minut do zaledwie 2-3 minut).
  • Zwiększono liczbę podpisanych kontraktów o 25%.
  • Wzrosła liczba wysyłanych ofert o 40% oraz liczby umów o 30%.
  • Osiągnięto 100% kontroli jakości pracowników oraz eliminacji błędów i pomyłek dotyczących zawartości umów i zamówień.

Dynamiczne szablony to przyszłość generowania dokumentów biznesowych. Dzięki takim rozwiązaniom firmy mogą działać szybciej, precyzyjniej i bardziej efektywnie. Narzędzia te eliminują błędy, umożliwiają pełną personalizację i pozytywnie wpływają na relacje z klientami.

Jeśli chcesz zautomatyzować swoje procesy i poczuć, jak technologia wspiera Twój rozwój, narzędzie FlowDog jest doskonałym wyborem.

 

—

Artykuł sponsorowany