Przechowywanie dokumentacji pracowniczej – zmiany przepisów i ich wpływ na pracodawców

Zarządzanie dokumentacją pracowniczą to jeden z kluczowych elementów prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Przechowywanie akt osobowych oraz pozostałych dokumentów związanych ze stosunkiem pracy podlega ściśle określonym przepisom prawa pracy. W ostatnich latach zaszły istotne zmiany w tej dziedzinie, w tym skrócenie okresu przechowywania dokumentacji oraz wprowadzenie elektronicznych akt osobowych. W artykule omówimy najważniejsze regulacje, ich wpływ na pracodawców oraz praktyczne wskazówki dotyczące przechowywania dokumentów pracowniczych.

Zmiany w przepisach dotyczących dokumentacji pracowniczej

1. Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji

Do 1 stycznia 2019 roku przepisy nakładały na pracodawców obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat od momentu zakończenia stosunku pracy. W wyniku zmian wprowadzonych ustawą z 10 stycznia 2018 roku, okres ten został skrócony do 10 lat w przypadku pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku.

Dla osób zatrudnionych w latach 1999–2018, pracodawca może również skorzystać z krótszego okresu przechowywania, pod warunkiem że przekaże do ZUS odpowiednie oświadczenie (formularz ZUS OSW) oraz raporty informacyjne (ZUS RIA).

2. Wprowadzenie elektronicznych akt osobowych

Od 2019 roku możliwe jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Pracodawca może zdecydować się na tę formę zarówno w odniesieniu do nowych dokumentów, jak i dokonać konwersji istniejących dokumentów papierowych. Elektroniczne akta osobowe muszą spełniać określone wymogi, w tym zapewnienie bezpieczeństwa danych oraz możliwości odtworzenia dokumentów w czytelnej formie.

3. Obowiązek informacyjny wobec pracowników

Pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o:

• skróceniu okresu przechowywania dokumentacji,
• możliwości odbioru dokumentów po upływie okresu ich przechowywania,
• sposobie prowadzenia dokumentacji (papierowej lub elektronicznej).

Jakie dokumenty należy przechowywać?

Dokumentacja pracownicza obejmuje kilka kluczowych elementów:

• Akta osobowe pracownika, podzielone na trzy części:
  • Część A: dokumenty związane z rekrutacją (np. CV, świadectwa pracy, zaświadczenia lekarskie),
  • Część B: dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia (np. umowy o pracę, wnioski urlopowe, informacje o wynagrodzeniu),
  • Część C: dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy (np. świadectwo pracy, wypowiedzenie, porozumienie stron).
  • Część D:dokumenty związane z karami dla pracownika, nagany, upomnienia, kary pieniężnej
  • Część E: dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika
• Dokumenty dotyczące czasu pracy, w tym ewidencję godzin pracy, listy obecności, wnioski o urlopy.
• Dokumentacja płacowa, obejmująca listy płac, rachunki i inne dokumenty związane z wynagrodzeniami.
• Dokumenty związane z bhp, takie jak protokoły z wypadków przy pracy, zaświadczenia o szkoleniach bhp.

Więcej o przechowywaniu dowiesz się z profesjonalnych szkoleń z teczki osobowej pracownika.

Przechowywanie dokumentacji w praktyce

1. Forma papierowa czy elektroniczna?

Pracodawca ma obecnie wybór między prowadzeniem dokumentacji w formie papierowej a elektronicznej. Forma elektroniczna jest szczególnie polecana w większych firmach, gdzie liczba dokumentów jest znaczna, a przechowywanie papierowych akt wiązałoby się z wysokimi kosztami logistycznymi.

2. Bezpieczeństwo przechowywania

Niezależnie od formy, dokumentacja musi być przechowywana w sposób zapewniający jej integralność, poufność i ochronę przed dostępem osób nieuprawnionych. Elektroniczne akta osobowe muszą być zabezpieczone za pomocą odpowiednich systemów informatycznych, a papierowe – przechowywane w zamykanych szafach lub archiwach.

3. Kopie zapasowe

W przypadku elektronicznej dokumentacji konieczne jest regularne tworzenie kopii zapasowych, które pozwolą na odzyskanie danych w razie awarii systemu.

Korzyści z prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej

Przejście na formę elektroniczną dokumentacji pracowniczej niesie ze sobą wiele korzyści, takich jak:

• oszczędność miejsca i redukcja kosztów związanych z przechowywaniem,
• łatwy i szybki dostęp do dokumentów,
• możliwość automatyzacji procesów, takich jak generowanie raportów czy archiwizacja,
• większe bezpieczeństwo danych przy zastosowaniu odpowiednich środków ochrony.

Dlaczego warto korzystać z profesjonalnych szkoleń?

Zmiany w przepisach dotyczących przechowywania dokumentacji wymagają od pracodawców nie tylko dostosowania się do nowych regulacji, ale także ciągłego podnoszenia wiedzy w zakresie prawa pracy. Aby uniknąć błędów i potencjalnych kar, warto skorzystać z profesjonalnych szkoleń. Centrum Verte oferuje specjalistyczne szkolenia z dokumentacji pracowniczej, które pozwolą zrozumieć aktualne przepisy oraz wdrożyć najlepsze praktyki w firmie. Udział w takich szkoleniach to gwarancja zgodności z przepisami oraz efektywnego zarządzania dokumentacją kadrową.

Podsumowanie

Zmiany w przepisach dotyczących przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym skrócenie okresu przechowywania i możliwość prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej, znacząco wpływają na organizację pracy działów HR. Nowe regulacje mają na celu ułatwienie zarządzania dokumentacją oraz dostosowanie jej do współczesnych standardów technologicznych. Aby prawidłowo wdrożyć te zmiany i uniknąć potencjalnych problemów prawnych, warto postawić na edukację i skorzystać z profesjonalnych szkoleń z akt osobowych oferowanych przez Centrum Verte. To krok w stronę nowoczesnego i zgodnego z prawem zarządzania kadrami.

 

—

Artykuł sponsorowany