Podmioty w fakturach ustrukturyzowanych – jak je rozumieć w praktyce?

Opublikowano przez

Transformacja cyfrowa w obszarze finansów w Polsce nabiera tempa. Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na rozwiązania, które nie tylko przyspieszają codzienną pracę, lecz także gwarantują zgodność z nowymi wymogami prawa. Nic więc dziwnego, że program do faktur staje się obecnie czymś więcej niż prostym narzędziem – to podstawa funkcjonowania w realiach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Nowy model wystawiania i przekazywania faktur do administracji skarbowej oznacza koniec dowolności w zapisie danych. Zastąpiły ją sztywne, ale przejrzyste standardy, które porządkują obieg dokumentów i eliminują wiele błędów, jakie wcześniej były na porządku dziennym. Zmiany dotyczą również podmiotów w fakturach.

Dlaczego ujednolicenie danych o podmiotach było konieczne?

Do tej pory faktury wystawione przez różne firmy mogły się znacząco różnić. Owszem, przepisy narzucały pewien zestaw elementów, ale resztę przedsiębiorcy uzupełniali według własnych pomysłów i potrzeb. W efekcie raz dane kontrahenta były wpisane skrótowo, innym razem z dodatkowymi oznaczeniami, a jeszcze gdzie indziej z dopiskami marketingowymi. Taki brak spójności utrudniał automatyzację i generował problemy w momencie, gdy trzeba było dane zweryfikować czy odczytać maszynowo.

KSeF wprowadza porządek – dane o stronach transakcji muszą być przekazywane w strukturze XML, zgodnej z wymogami systemu. Dzięki temu:

  • każdy dokument zawiera identycznie oznaczone pola,
  • informacje są czytelne dla systemów komputerowych i urzędników,
  • procesy księgowe można zautomatyzować niemal w całości,
  • rozliczenia stają się szybsze i bardziej przejrzyste.

Podmioty w fakturze ustrukturyzowanej – kto jest kim?

W ustrukturyzowanej fakturze funkcjonuje kilka typów podmiotów. Każdy z nich pełni inną rolę, a obowiązkowe pola w strukturze określają, jakie dane należy wprowadzić.

Sprzedawca – Podmiot1

Najważniejszym elementem każdej faktury, bez którego dokument nie może zostać zaakceptowany w KSeF jest element Podmiot1. Kluczową informacją jest numer NIP, który jednoznacznie identyfikuje podatnika. Oprócz tego konieczne są dane adresowe, nazwa lub imię i nazwisko sprzedawcy, a opcjonalnie również kontakt mailowy, numer telefonu czy status przedsiębiorcy (np. likwidacja, restrukturyzacja, upadłość).

W strukturze można dodać także dodatkowe zestawy informacji – nawet do 100. Obejmują one np. numery identyfikacyjne w rejestrach (REGON, KRS, BDO) czy krótkie informacje tekstowe umieszczane w stopce (np. komunikat marketingowy, podziękowanie, rabat, klauzula RODO).

Nabywca – Podmiot2

Podobnie jak sprzedawca, nabywca powinien być zidentyfikowany poprzez NIP lub inny identyfikator podatkowy, nazwę firmy lub imię i nazwisko, a także adres. Do wyboru są również pola fakultatywne – e-mail, telefon, numer klienta czy identyfikator nabywcy w przypadku faktur korygujących.

Struktura przewiduje dodatkowe znaczniki, np. czy faktura dotyczy jednostki samorządu terytorialnego albo członka grupy VAT. Jeżeli faktura dotyczy jednostki podrzędnej JST lub członka GV to wtedy też należy uzupełnić dane Podmiotu3.

Podmiot trzeci – Podmiot3

To bardzo elastyczny element, który pozwala wskazać inne strony powiązane z fakturą, takie jak np.:

  • odbiorca towaru lub płatnik,
  • dodatkowy nabywca lub wystawca faktury,
  • podmiot pierwotny (np. przejmowana spółka),
  • faktor,
  • członek grupy VAT (jako wystawca lub odbiorca),
  • jednostka podrzędna JST (jako wystawca lub odbiorca),
  • pracownik.

Można ich dodać nawet 100, co jest przydatne przy bardziej skomplikowanych transakcjach. Co ważne, system przewidział 11 zdefiniowanych ról, ale daje też możliwość utworzenia własnej.

Abstrahując od swojej roli, podmiot trzeci może być zidentyfikowany m. in. poprzez NIP lub inny identyfikator podatkowy, nazwę firmy lub imię i nazwisko. Opcjonalnie można podać takie dane jak adres, adres korespondencyjny, e-mail, numer telefonu czy numer klienta, gdy podmiot posługuje się nim w umowie lub zamówieniu.

Podmiot upoważniony

Ten element dotyczy sytuacji, w których fakturę wystawia ktoś w imieniu podatnika w określonych sytuacjach przewidzianych prawem – np. komornik lub inny organ egzekucyjny, albo przedstawiciel podatkowy. W takim przypadku należy podać jego dane identyfikacyjne, adres i określić rolę.

Jakie korzyści daje nowy model?

Choć na pierwszy rzut oka sztywne schematy mogą wydawać się kłopotliwe, w praktyce przynoszą wiele zalet. Standaryzacja:

  • zmniejsza ryzyko pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych,
  • pozwala szybciej odszukać i pobrać dokumenty z systemu,
  • ułatwia kontrolę podatkową,
  • zapewnia większą transparentność transakcji,
  • zwiększa bezpieczeństwo obiegu dokumentów finansowych.

Co więcej, jednolite zasady oznaczają, że przedsiębiorca może bez problemu wymieniać dokumenty z kontrahentami i biurem rachunkowym, bez obaw o różnice w formacie.

Technologia w służbie biznesu

Aby jednak w pełni korzystać z potencjału KSeF, sama wiedza o strukturze danych nie wystarczy. Potrzebne są narzędzia, które obsłużą wszystkie wymagania systemu. Dlatego program do wystawiania faktur zgodny z KSeF, taki jak CONTsup, staje się dzisiaj kluczowym elementem organizacji pracy.

Nowoczesne oprogramowanie tego typu nie tylko zapisuje faktury w odpowiednim formacie XML, ale także ułatwia codzienne zadania pracowników działów finansowych. Dzięki integracji z bazami takimi jak GUS czy VIES, w CONTsup istnieje możliwość szybkiego pobrania danych kontrahenta. Sprzedawca jest identyfikowany na podstawie ustawień konta, nabywca czy podmiot trzeci mogą być dodawani z listy kontrahentów. Ponadto, do każdego z kontrahentów można stworzyć listę odbiorców czy pracowników, co ułatwia dodawanie podmiotów trzecich. Efekt? Każda faktura jest zgodna z wymogami prawa, a cały proces staje się znacznie prostszy i szybszy.

Podsumowanie

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to ważny krok w cyfryzacji polskiej gospodarki. Jednym z filarów tego rozwiązania jest jasne określenie, jak mają być zapisywane dane o uczestnikach transakcji. Sprzedawca, nabywca, podmioty trzecie i osoby upoważnione – każdy z nich ma swoje miejsce w strukturze i jasno opisane pola.

Dzięki temu przedsiębiorcy mogą liczyć na większą przejrzystość, szybsze rozliczenia i mniejsze ryzyko pomyłek. Nowoczesne narzędzia, które wspierają obsługę faktur ustrukturyzowanych, ułatwiają nie tylko spełnienie formalnych obowiązków, ale też poprawiają jakość zarządzania dokumentami. Dlatego inwestycja w rozwiązania takie jak program do zarządzania finansami firmy to nie tylko kwestia zgodności z prawem, lecz przede wszystkim sposób na usprawnienie codziennej pracy i zyskanie przewagi konkurencyjnej.

 

—

Artykuł sponsorowany